KVKK Aydınlatma Metni
Firmbul’u ziyaret eden, üyelik oluşturan ve portalı kullanan kişilerin verilerinin nasıl işlendiğini açıklar.
1. Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz aşağıdaki veri sorumlusu tarafından işlenir. Firmbul, veri sorumlusunun sunduğu yazılım hizmetinin ticari adıdır.
2. Kapsam
Bu metin; Firmbul sitesini ziyaret eden, bireysel veya kurumsal üyelik başlatan, kurumsal hesap adına işlem yapan, abonelik satın alan, destek talebi oluşturan, portalı kullanan ve kurumsal çalışma alanına takım kullanıcısı olarak eklenen veya görev hatırlatma e-postası alan gerçek kişileri kapsar.
Kurumsal unvan, tüzel kişi vergi numarası, vergi dairesi ve şirket adresi her durumda kişisel veri olmayabilir. Ancak şahıs işletmesine veya belirli bir gerçek kişiye bağlanabildiği ölçüde KVKK kapsamında korunur.
3. İşlenen veri kategorileri
| Kategori | Örnek veriler |
|---|---|
| Kimlik ve hesap | Ad-soyad, kullanıcı kimliği, kurumsal yetkili bilgisi, üyelik türü. |
| İletişim | E-posta, telefon, iletişim ve fatura adresi. |
| Kurumsal ve müşteri işlemi | Firma unvanı, vergi numarası, vergi dairesi, MERSİS, abonelik, sözleşme ve onay kayıtları. |
| Finans ve ödeme | Sipariş numarası, tutar, tarih, ödeme durumu ve POS işlem referansı. Tam kart numarası, CVV/CVC ve kart şifresi Firmbul’da saklanmaz. |
| İşlem güvenliği | IP, oturum, cihaz/tarayıcı, giriş-çıkış zamanı, başarısız giriş ve güvenlik kayıtları. |
| Portal kullanımı | Arama ölçütleri, geçmiş, kullanıcının eklediği firma kayıtları, notlar ve Excel oluşturma işlemleri. |
| CRM, ekip ve iş takibi | Potansiyel müşteri kartı, kullanıcı tarafından eklenen firma/kişi bilgileri, takım kullanıcısının adı ve e-postası, görev atanan kullanıcı, görev başlığı/notu/adımları, öncelik, durum, son tarih, hatırlatma adresi, gönderim zamanı ile teslim/hata kaydı. |
| Talep ve hukuki işlem | Destek yazışmaları, şikâyet, KVKK başvurusu, uyuşmazlık ve resmî yazışma kayıtları. |
| Pazarlama tercihleri | Yalnız ayrı ve isteğe bağlı onay verilmişse kanal tercihi ile onay/ret zamanı. |
Firmbul, hizmet için gerekli olmadıkça özel nitelikli kişisel veri istemez. Üyeler serbest metin ve not alanlarına sağlık, biyometri, siyasi görüş, ceza mahkûmiyeti gibi özel nitelikli verileri veya kart güvenlik bilgilerini girmemelidir.
4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | KVKK’daki işleme şartı |
|---|---|
| Üyeliğin kurulması, kimlik doğrulama, hesabın ve aboneliğin yönetimi | Sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunluluk. |
| Portal, kullanıcı kaydı ve izinli Excel dışa aktarım işlevlerinin sunulması | Sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunluluk. |
| Mini CRM işbirliği, potansiyel müşteri kartları, ekip yetkilendirmesi, görev/adım/son tarih takibi ve seçilmişse hizmet amaçlı e-posta hatırlatmalarının sunulması | Sözleşmenin kurulması veya ifası; güvenlik ve hizmet geliştirme için temel haklara zarar vermeyen meşru menfaat. |
| Ödeme, fatura ve muhasebe işlemleri | Sözleşmenin ifası ve hukuki yükümlülük. |
| Destek, hata yönetimi ve hizmet geliştirme | Sözleşmenin ifası ve temel haklara zarar vermeyen meşru menfaat. |
| Sahtecilik, yetkisiz erişim ve siber saldırıların önlenmesi | Hukuki yükümlülük ve meşru menfaat. |
| Uyuşmazlıkların takibi ve kayıtların korunması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması. |
| Kampanya, tanıtım, anket ve zorunlu olmayan pazarlama çerezleri | Yalnız ayrı, bilgilendirilmiş ve geri alınabilir açık rıza/onay. |
Açık rıza dışında geçerli bir işleme şartı varsa ayrıca rıza istenmez. Pazarlama izni vermemek üyeliği veya hizmet kullanımını engellemez.
5. Toplama yöntemleri
Veriler; üyelik ve destek formları, Google ile güvenli oturum, portal işlemleri, zorunlu teknik kayıtlar, e-posta ve kullanıcının yetkilendirdiği entegrasyonlar üzerinden elektronik ortamda toplanır. POS aktif edildiğinde ödeme kuruluşundan yalnız işlem sonucu ve referans bilgisi alınır.
Firma araması yapıldığında yazılan sektör ve seçilen konum ölçütleri, sonuç üretmek amacıyla Firmbul sunucusu üzerinden Google Maps Platform’a gönderilir. Google özelliklerinin kullanımı Google Maps Ek Şartları ile Google Gizlilik Politikasına tabidir.
Excel dosyası mevcut sürümde kullanıcının tarayıcısında yerel olarak oluşturulur; ayrı bir dışa aktarma sunucusuna gönderilmez ve Firmbul sunucusunda geçici Excel dosyası tutulmaz.
CRM ekip, görev, adım ve hatırlatma verileri kurumsal çalışma alanındaki yetkili kullanıcıların portal işlemleriyle toplanır. E-posta Hatırlatma Eklentisi seçilip teknik olarak etkinleştirildiğinde, görev özeti, alıcı adresi, son tarih ve gönderim kaydı kullanıcının talimatıyla seçilen e-posta hizmet sağlayıcısı üzerinden işlenebilir. Eklenti etkin değilken bu amaçla e-posta sağlayıcısına aktarım yapılmaz. SMS veya işletim sistemi bildirimi sunulmaz.
6. Verilerin aktarılabileceği taraflar
Veriler yalnız amaçla bağlantılı, sınırlı ve gerekli ölçüde şu alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Lisanslı ödeme kuruluşları ve bankalar,
- Muhasebe, e-fatura ve e-arşiv hizmet sağlayıcıları,
- Barındırma, veri tabanı, yedekleme, kimlik doğrulama, e-posta ve destek tedarikçileri,
- Aynı kurumsal çalışma alanındaki yetkili takım kullanıcıları ve görevin atandığı çalışanlar,
- Arama ölçütleriyle sınırlı olmak üzere harita ve konum veri sağlayıcıları,
- Mali müşavir, bağımsız denetçi, hukuk ve bilgi güvenliği danışmanları,
- Kanunen yetkili kamu kurumları, mahkemeler ve icra mercileri.
Tedarikçi erişimleri yazılı sözleşme, gizlilik, amaç sınırlaması, rol tabanlı yetki ve gerekli güvenlik tedbirleriyle sınırlandırılır.
7. Yurt dışına aktarım
Güvenli kimlik doğrulama, Site barındırma, Google Maps Platform ve etkinleştirilmesi hâlinde e-posta bildirim hizmetlerinde yurt dışı altyapılar kullanılabildiğinden oturum tanımlayıcıları, teknik kayıtlar, arama ölçütleri, alıcı e-posta adresi ve sınırlı görev özeti yurt dışında işlenebilir. Yurt dışı aktarım, KVKK’nın 9. maddesindeki yeterlilik kararı, Kurulun ilan ettiği standart sözleşme veya diğer uygun güvence yöntemlerinden uygulanabilir olanına dayandırılır.
Firmbul şu anda sahibiyle sınırlı pilot erişimdedir. Müşteri üyeliği ve POS açılmadan önce her tedarikçi, ülke, veri kategorisi, amaç ve aktarım güvencesi veri envanterinde kesinleştirilecek; gerekli standart sözleşme/bildirim süreçleri tamamlanacaktır. Zorunlu üyelik rızası tek aktarım dayanağı yapılmaz.
8. Saklama ve silme
| Kayıt | Saklama yaklaşımı |
|---|---|
| Tamamlanmamış üyelik taslağı | Yalnız tarayıcının sessionStorage alanında tutulur; sekme/oturum kapandığında tarayıcı tarafından temizlenir. |
| Oturum kimliği ve profil | Firmbul oturumu boyunca; Google kimlik doğrulama hizmetinin geçerli saklama kurallarına göre. |
| Sözleşme, ödeme ve fatura | POS henüz aktif olmadığından mevcut sürümde sipariş/ödeme kaydı oluşturulmaz. Aktif edildiğinde vergi, ticaret ve borçlar mevzuatındaki süreler uygulanır. |
| Kullanıcının firma kayıtları ve notları | Kullanıcı silene veya hesap ilişkisi sona erene kadar ana veri tabanında; silme talebi ana kayda derhal uygulanır. |
| CRM ekip, görev ve hatırlatmaları | Kullanıcı silene veya hesap ilişkisi sona erene kadar ana veri tabanında; görev ve takım kullanıcısı silme talebi ana kayda uygulanır. E-posta gönderim/hata kaydı, uyuşmazlık ve güvenlik gereksinimiyle sınırlı süre tutulur; kesin süre üretim saklama politikasında belirlenir. |
| Arama geçmişi ve tema | Kullanıcının tarayıcısında, kullanıcı temizleyene veya tarayıcı verisini silene kadar. |
| Excel dosyası | Yalnız indirme anında tarayıcı belleğinde oluşturulur; sunucuda dosya olarak saklanmaz. |
İşleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında veriler uygulanabilir saklama ve imha politikasına göre silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Barındırma sağlayıcısının yedek döngüsü ve üretim imha takvimi müşteri erişimi açılmadan önce veri envanteriyle doğrulanır.
9. KVKK’nın 11. maddesindeki haklarınız
Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse bilgi isteme; amaç ve uygun kullanımını öğrenme; aktarılan üçüncü kişileri öğrenme; eksik/yanlış verinin düzeltilmesini, şartları varsa silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik analizle aleyhe sonuca itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz.
10. Başvuru yöntemi
Başvurunuzu Büyükesat Mahallesi, Çayhane Sokak No: 14/1, Çankaya/Ankara adresine yazılı olarak veya daha önce sistemde doğruladığınız e-posta adresinizden info@alaksoy.com adresine iletebilirsiniz. Güvenli elektronik imza, mobil imza ve KEP gibi mevzuatta kabul edilen diğer yöntemler de kullanılabilir.
Başvuruda kimliğinizi ve talebinizi belirlemeye yetecek bilgiler bulunmalıdır. Başvurular niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşlem ayrıca maliyet gerektirirse Kurul tarifesindeki ücret uygulanabilir.
11. Veri güvenliği ve tercihlerin yönetimi
Mevcut sürümde güvenli Google oturumu, çalışma alanına göre kayıt ayrımı, rol tabanlı erişim, sunucu taraflı veri sağlayıcı anahtarı, şifreli iletişim, sınırlı istek boyutu, sunucu doğrulaması ve dışa aktarma hakkı teyidi uygulanır. E-posta özelliği etkinleştirilmeden önce gönderici alan adı doğrulaması, asgari içerikli bildirim şablonu, erişim kontrolleri ve sağlayıcı güvenliği tamamlanır. Üretim tedarikçi denetimi, yedekleme, olay müdahalesi ve imha kontrolleri müşteri erişimi açılmadan önce yazılı politikalarla tamamlanır.
KVKK aydınlatması bir açık rıza metni değildir. Üyelik ekranındaki “okudum” kutusu yalnız bilgilendirmenin sunulduğunu gösterir. Ticari elektronik ileti izni ayrı, isteğe bağlı ve önceden işaretlenmemiştir; hesap ayarlarından veya iletideki ret yöntemiyle geri alınabilir.
12. Kurumsal üyenin eklediği kayıtlar
Kurumsal Üye; “Kayıtlarım” ve “Mini CRM” alanlarına eklediği şahıs işletmesi, kişiyle bağlantılı telefon/e-posta, potansiyel müşteri kartı, görev atanan çalışan, görev adımları, firma bağlantısı, son tarih, hatırlatma adresi ve serbest notlar bakımından çoğu durumda veri sorumlusudur. Firmbul, bu verileri yalnız Üyenin talimatıyla barındırdığı, yetkili ekip kullanıcılarına gösterdiği, görev takibi ve seçilmişse e-posta hatırlatması sunduğu ve dışa aktardığı ölçüde veri işleyen konumundadır.
Üye; çalışanları ve potansiyel müşterileri bakımından hukuki sebebi belirlemek, gerekli aydınlatmayı yapmak, ticari ileti/İYS yükümlülüklerini yerine getirmek, erişimi yalnız yetkili kişilerle sınırlandırmak, ilgili kişi taleplerini yönetmek ve Google Maps/Places içeriğini bu alana kopyalamamakla sorumludur. Alt veri işleyenler, güvenlik, ihlal desteği, talep yardımı ve sözleşme sonu silmeyi düzenleyen Veri İşleme ve Güvenlik Eki kurumsal müşteri satışı başlamadan önce sözleşmenin parçası yapılır.
Görev ve hatırlatma notlarına gereksiz özel nitelikli kişisel veri, kişisel hayat bilgisi veya kart güvenlik verisi girilmemelidir.